電子取引データ保存の原則ルール
2年ほど前の以下のブログで、令和4年1月1日から、請求書や領収書をデータで受け取った場合、データのまま保管することが強制される電子帳簿保存法の改正（令和3年度税制改正）についてお伝えしていました。
※あくまでデータで受け取った請求書等が対象で、もともと紙で受け取った請求書等は紙のまま保存すれば問題ありません。
・過去ブログ：データでもらった請求書を印刷して保管してもダメになるって本当？
https://itayama-syo-zeirishi.jp/electronic-book/
その当時は印刷して紙で保管したとしても、書類の保存義務を果たしていないため、青色申告の取消対象になり得ると、『電子帳簿保存法一問一答』（国税庁）に明記されていた厳しい規定でした。
さらに、データを改ざんできないようなシステムや事務処理規程が必要であったり、請求書等を『日付、金額、取引先』のいずれかで検索できる必要があったり、なかなか厳格なルールが定められおり、今でもこの原則ルール自体は変わっていません
ただし、基準期間（2年前）の売上高が1,000万円以下（令和6年1月1日からは5,000万円以下）であれば、税務署からデータの提示・提出を求められたときに対応できるようにしておけば検索機能は不要になるため、それほど厳しいルールではありません。
☆参考：電子取引データ保存の原則ルール
①改ざん防止のための措置（システムor事務処理規程の整備）をとっていること。
・事務処理規程のサンプル：国税庁ホームページ↓
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
②ディスプレイ・プリンタ等を備え付けて、データを速やかに出力できるようにしていること。
③請求書等を「日付・金額・取引先」のいずれかで検索することができること。
※ 基準期間の売上高が1,000万円以下（令和6年1月1日からは5,000万円以下）で、かつデータの提示・提出の求めに応じることができれば、③は不要です。
④次の要件をいずれも満たしていること。
• 日付または金額について、範囲を指定した検索ができる
• 「日付・金額・取引先」 のうち２つ以上の任意項目を組み合わせて検索できる
※ データの提示・提出を求められたときに応じることができるようにしておけば、④は不要です。
令和5年12月31日までの宥恕措置
厳しいルールを設けて電子取引データ保存を一気に推進しようとしたものの、結局ハードルが高くて各事業者の対応が追い付かなかったためか、令和5年12月31日までは、『やむを得ない事情』があれば請求書等を印刷して紙保存することを認める宥恕措置が後から設けられました。
※宥恕（ゆうじょ）とは、寛大な心で許すという意味です。
『やむを得ない事情』といっても、「準備を整えることが困難だった」などの事情で認められるので、実質今はほとんどの事業者が紙保存OKの状態であると言えます。
令和6年1月1日からの猶予措置
この宥恕措置がなくなる令和6年1月1日から、いよいよ原則ルールに従った電子取引データ保存が始まるかと思いきや、結局『相当の理由』があれば、特に手続きをしなくても請求書等の紙保存を認める猶予措置が設けられました。
この『相当の理由』についても、「システムやワークフローの整備が間に合わない」などの理由でも当てはまるため、大半の事業者は猶予措置が受けられそうです。
しかも、今回の猶予措置は適用期限も特にない、経過措置ではなく本則規定という位置づけです。
ただし、宥恕措置のときと違って、今回の猶予措置はデータ保存も必須です。
税務職員からデータ提出を求められたときに、データをダウンロードして提出できるようにしておくことが、猶予措置の適用要件となっています。
宥恕措置やら猶予措置やらで延び延びになった電子取引データ保存ですが、データ保存が必須になったという点では、ようやく一歩前進したと言えるでしょう。
したがって、令和6年1月1日からはデータ保存も忘れずに、データ提出を求められたときに対応できるよう、検索機能は不要とはいえ最低限の整理はしておいてください。
もちろん、税務調査等で紙提出を求められたときも、紙提出できるようにしておかないといけないので、紙の整理もお忘れなく。
猶予措置の適用要件をまとめると次の2点です。
☆猶予措置の適用要件
①原則ルールに従った電子取引データ保存ができない『相当の理由』があること。
②紙保存している請求書等の提示・提出、データ保存している請求書等のデータの提示・提出ができるようにしておくこと。
これらの要件を満たせば、原則ルールに従ったデータを改ざんできないようなシステムや事務処理規程、請求書等を検索できるシステム構築などは不要です。
このように、令和6年1月1日から、猶予措置を使って紙保存とデータ保存を併用するか、原則ルールに従った電子取引データ保存に挑戦するか、いずれかの選択をせまられますので、そろそろ対策を考えておきましょう。
