令和4年1月1日から、
データでもらった請求書はデータのまま保管しないといけなくなります。
しかも、あとで検索できるようにしないといけないなどの条件付きです。
私も初めて聞いたときは耳を疑ったのです
が、電子帳簿保存法が改正され、
ネットやメールなどの電子取引によって、
請求書や領収書をデータで受け取った場合、
データのまま保管することが強制されます。
印刷して紙で保管しても、
書類の保存義務を果たしていないため、
青色申告の取消対象になり得ると、
『電子帳簿保存法一問一答』（国税庁）
に明記されています。
※令和4年7月追記
令和4年10月1日～令和5年12月31日は、
システム改修が間に合わないなどやむを
えない事情があれば、印刷して紙で保存
することも可能とする改正がありました。
令和6年1月1日以降はデータ保管必須です。
紙でもらった請求書や領収書は、
これまで通り紙で保管するか、
スキャナ保存の要件を満たせば、
画像データで保存することも可能です。
しかし、まだまだ請求書や領収書は紙で
やり取りされることがほとんどですので、
スキャナ保存も手間がかかります。
まだしばらくは、
紙でもらったものは紙で保管、
データでもらったものはデータで保管
するのが現実的でしょう。
さらに、データで保管した請求書等は、
『日付、金額、取引先』のいずれかで検索
できるようにしておかないといけません。
※基準期間における売上高が1,000万円以下
の小規模事業者は、税務調査のときに
ダウンロードできるようにしていれば、
検索機能は不要です。
請求書等のファイル名に、
日付、金額、取引先を入力しておく方法が、
一問一答で紹介されています。
・例…2022年10月31日に国税商事から受け
取った110,000円の請求書PDFのファイル名
⇒「20221031_国税商事_110,000」
※データを保管しているパソコンやクラウド
サーバーに検索機能が無い場合は、
ファイル名を変えるだけでなく、
『年月』や『取引先』ごとのフォルダに
保管し、すぐに探せるようにしておく必要が
あります。
加えて、データを改ざんできないように、
取引後速やかにタイムスタンプを付したり、
そもそも訂正・削除ができないような
システムで取引を行う必要があります。
…といっても普通はそんなことできません
ので、それができない場合は、
『訂正・削除の防止に関する事務処理規程』
を定め、そのとおりに運用することが
求められます。
…そんな規程どうやって作れば…と思った方、
ご安心ください。
以下の国税庁の参考資料のページから、
規程のサンプルをダウンロードできます。
【参考資料（各種規程等のサンプル）】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
また、かなり簡略化してご説明しました
ので、詳細は下記の電子帳簿保存法Ｑ＆Ａ
ページをご確認ください。
【電子帳簿保存法Q＆A（一問一答）】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/4-3.htm
P.S.
経理の電子化による生産性の向上が目的
の改正らしいですが、手間が増えただけ
で、生産性が上がるとは思えません。
すべて紙で保管するか、
すべてデータで保管するかしないと、
一部データ保管にしてもややこしくなる
だけだと思うのですが…。
